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Comune di Castelnovo di Sotto

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Comune di Castelnovo di Sotto - Testata per la stampa
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Consultare l'archivio storico: procedimento

Informazioni generali

COSA E': è un procedimento da attivare quando si vuole consultare ed eventualmente ottenere copia di documenti amministrativi conservati nell'Archivio storico del Comune.

COSA E' POSSIBILE CONSULTARE:
I documenti conservati negli archivi di Stato e negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonchè di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili, ad eccezione, ai sensi delle leggi vigenti, dei documenti di carattere riservato relativi alla politica interna ed estera dello Stato, che divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro data, e quelli contenenti i dati di cui agli art. 22 (dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale) e 24 (dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 686, commi 1, lettere a) e d), 2 e 3, del codice di procedura penale) della legge n. 675/1996 (ora sostituita dal D.Lgs.vo 196/2003), che divengono liberamente consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine e' di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale oppure rapporti riservati di tipo familiare.

Prima del decorso dei termini indicati nel comma 1,
i documenti restano accessibili, avviando la normale procedura di accesso agli atti.

Sull'istanza di accesso provvede l'amministrazione che deteneva il documento prima del versamento o del deposito, ove ancora operante, ovvero quella che ad essa e' subentrata nell'esercizio delle relative competenze.
Il Ministero dell'interno è competente ad accertare l'esistenza e la natura dei documenti non liberamente consultabili custoditi negli archivi pubblici, con l'emanazione di una "declaratoria di riservatezza" (art. 125). Lo stesso Ministero può autorizzare la consultazione di questi documenti, di volta in volta ed esclusivamente per motivi di studio, su richiesta motivata dell'interessato, inoltrata attraverso la Prefettura, e previo parere del Soprintendente archivistico; ciò vale anche per i documenti di carattere riservato che siano presenti negli archivi privati utilizzati per scopi storici. Per l'esercizio di tale competenza è costituita presso il Ministero dell'interno la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati (art. 123).
 
CHI PUO' CHIEDERE LA CONSULTAZIONE ALL'ARCHIVIO STORICO: l'archivio storico è liberamente consultabile. Sono soggetti al medesimo regime di libera consultabilità (tranne le eccezioni specifiche) gli archivi privati conservati, a qualsiasi titolo, presso archivi storici di istituzioni pubbliche. I soggetti privati che depositano, donano o vendono propri archivi all'istituzione hanno la facoltà di fissare condizioni più strette per la loro consultazione, escludendone in tutto o in parte i documenti risalenti agli ultimi 70 anni (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 122, comma 3). L'art. 127 della stessa legge fissa norme sulla consultazione degli archivi privati detenuti dal proprietario

COSA FARE: 
1) inoltrare il modulo allegato alla presente (con consegna a mano e firma dinnanzi al dipendente ricevente, oppure via posta o via e-mail, firmando e allegando documento di identità, oppure via e-mail con firma digitale)
2) attendere l'autorizzazione alla consultazione dal Responsabile del Servizio
3) concordare la data della consultazione con il personale della biblioteca comunale;  si sottolinea che il personale bibliotecario svolge, esclusivamente, le funzioni di accompagnamento alla consultazione, non avendo i requisiti professionali di archivista e non avendo, pertanto, partecipato al suo riordino, realizzato da archivisti esterni appositamente incaricati;

IMPEGNO AL RISPETTO DEI CODICI DI DEONTOLOGIA:
la consultazione dell'archivio storico comporta l'obbligo di rispettare le disposizioni in materia, con particolare riferimento ai codici di deontologia stabiliti dalle normative di riferimento (vedi sotto), CHE DOVRANNO ESSERE RISPETTATE, IN PARTICOLARE, IN SEDE DI UTILIZZO DEI DATI, SOTTO LA PROPRIA RESPONSABILITA'.

TEMPI DI RISPOSTA:
nel giro di 30 giorni dalla data di consegna del MODULO di richiesta.

CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO:
il procedimento si conclude con il diniego (nel caso in cui la documentazione di cui si chiede la consultazione sia ancora assoggettata a privacy per il mancato decorso dei termini o per altre eccezioni previste dalle norme vigenti), oppure con l'autorizzazione che consente la consultazione dell'archivio.

Informazioni sulla situazione dell'archivio storico

  1. l'archivio storico di Castelnovo di Sotto, attualmente collocato nella località castelnovese di Cogruzzo, è aggiornato al 2008, periodo in cui si concluse l'incarico specifico conferito ad archivisti professionisti. Da allora non è stato più possibile procedere al relativo adeguamento conservativo per mancanza di budget e di specifica programmazione, negli atti programmatici predisposti dalle successive Amministrazioni Comunali, non essendo, peraltro, presente nella dotazione organica del Comune di Castelnovo di Sotto una figura in possesso dei requisiti professionali di "archivista"; 
  2. i locali non sono perfettamente conformi ai requisiti previsti dalle disposizioni regionali e dalla Soprintendenza per i Beni Culturali (IBACN), per le medesime motivazioni di cui sopra;
  3. in caso di reperimento del materiale ricercato, la semplice consultazione può essere fatta direttamente in loco; ove vi fosse la necessità di avere fotocopie, il materiale dovrà essere trasferito presso la biblioteca comunale, affinchè si possa provvedere in merito. Il rilascio della documentazione fotocopiata è assoggettato al rimborso della spesa delle fotocopie, negli importi stabiliti dalla Giunta Comunale.

Quando costa richiedere atti la cui pubblicazione non è obbligatoria

  • attualmente la consultazione dell'archivio storico è gratuita, essendo assoggettata al solo costo delle eventuali fotocopie (ove si richieda copia degli atti) oltre alle eventuali imposte di bollo, se trattasi di copie conformi all'originale (costo delle fotocopie e degli altri servizi comunali)
  • se la trasmissione della documentazione è effettuata via e-mail ordinaria, nei casi possibili, la procedura è gratuita.

Informazioni per la tutela del richiedente/destinatario del provvedimento

  • TERMINE FISSATO PER LA CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO: vedi le tabelle relative ai procedimenti in carico ai Servizi comunali. In mancanza max 30 giorni.
  • IL PROVVEDIMENTO FINALE DEL COMUNE PUO' ESSERE SOSTITUITO DA UNA DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DELL'INTERESSATO? NO.
  • IL PROVVEDIMENTO FINALE DEL COMUNE PUO' CONCLUDERSI CON UN SILENZIO/ASSENSO DA PARTE DEL COMUNE? NO.
  • STRUMENTI DI TUTELA IN CASO DI RITARDO NELL'ADOZIONE DEL PROVVEDIMENTO FINALE: cosa è possibile fare.

Informazioni finali


Modulistica